Come evitare che l'email sia considerata spam
- Hai un'azienda e hai la posta elettronica che finisce diritta nello spam?
- Stai facendo newsletter per la tua azienda ma il messaggio non viene recapitato o è visto come spam?
È normale quando si usa la posta elettronica chiedersi se e come possa essere considerata spam, un po' perché molti servizi hanno settaggi davvero fatti male, un po' perché spesso si abusa degli indirizzi dei clienti, che per difendersi, sono costretti a segnalare anche mail "buone" come non indesiderate.
I client o i servizi antivirus spesso basano il loro servizio sulla condivisione dei dati quindi è importante sempre segnalare solo le mail veramente indesiderate (se tanti clienti segnalano come spam un indirizzo o un Ip allora il sistema antispam si allerta).
Non ti preoccupare, ci sono tante prove e tante soluzioni se la tua posta è vista come spam
- Prima di tutto, prima di ogni cosa, accertati sempre di mandare mail a persone che le vogliono ricevere altrimenti il problema spam non ha soluzione.
- Accertati di usare servizi professionali con tutto il setting fatto come va fatto (Dkim, spf, ecc)
- Accertati di non avere il tuo Ip compromesso
- Accertati di non mandare link nella mail che portano a siti compromessi (segnalati o in qualche black list)
- Usa per newsletter servizi idonei (non mandare mail e newsletter con lo stesso servizio)
Se usi servizi esterni come Gmail, Outlook, yahoo hai poche possibilità di essere spam perché il servizio di queste aziende è molto professionale e la reputazione dei loro server è costantemente monitorata. Gmail, Outlook, yahoo offrono inoltre molti servizi anche per le aziende che hanno un indirizzo personale per comunicare al meglio con i loro clienti e questo agevola l'invio/ricezione di mail
Se invece usi servizi come Libero.it, Alice o Virgilio è molto probabile che la tua mail possa finire nello spam perché il servizio è curato da aziende esterne e spesso i loro server sono segnalati; risulta molto complesso comunicare con queste aziende quindi il problema non solo è nell'invio di mail con il loro indirizzi ma anche nel far arrivare mail ai loro clienti. Se un cliente che usa libero.it ti dice che non riceve la tua mail non preoccuparti troppo, scegli altri indirizzi per comunicare con lui perché non riuscirai a trovare tante soluzioni... semplicemente, improvvisamente, senza apparente motivo, inizierà a ricevere la tua posta; ma non è finita, perché senza apparente motivo, con una certa costanza, il problema si ripeterà (fai caso poi con che frequenza inizierai a ricevere mail spam da Libero.it quando inizi un scambio di mail con un cliente che usa Libero.it).
Attenzione al servizio newsletter...
Se mandi newsletter usa servizi idonei, perché gli invii massivi possono essere visti facilmente come spam soprattutto se l'invio è molto veloce; ogni cliente deve essere consapevole della ricezione e deve potersi cancellare in ogni momento, senza diventare matto, senza richiederlo come fosse un favore perché il rischio è che si scocci e che segnali la mail come spam al proprio gestore (se il dominio del destinatario è personalizzato il danno è di poco conto ma se usa servizi come Gmail, alice, libero, hot mail il discorso si fa più serio, perché segnalano il mittente senza tanti complimenti).
Attenzione poi che il concetto di invio massivo, di bulk mail non è da considerarsi solo su numeri importanti perché un nuovo servizio con un ip dedicato, per fare un esempio, può avere problemi di spam anche inviando qualche centinaio di mail. Servizi come Gmail o Outlook. per fare un esempio, sono servizi che controllano l'IP del mittente e quanto è "nuovo" chiedono e pretendono molta cautela nelle prime settimane (ci sono procedure di attivazione del servizio che se non fatte adeguatamente allertano il destinatario e segnalano come spam il mittente dopo pochi invii). Gmail, per far capire quanto è raffinato il servizio che offre, se riceve mail da un nuovo indirizzo, considera inizialmente bulk (quindi massivo) anche una ricezione improvvisa di 10/15 mail in un giorno, attenzione che se ci si ragiona un attimo, 10/15 mail possono essere un normale approccio con un nuovo cliente; Gmail vede in questo scambio un qualcosa di anomalo per essere un primo approccio e può chiedere al server del mittente delle spiegazioni (spesso queste questioni sono tecniche e il cliente finale se ha un supporto professionale alle spalle, non ne è nemmeno consapevole).
Il contesto newsletter è sempre delicato e ne parliamo noi da gestori del servizio lanewsletter.net, servizio per il quale raccomandiamo molta cautela e molto rispetto per il cliente finale, quindi
- No spam quindi no mail a chi non le vuole ricevere
- Registrazione double opt in (è una doppia azione che si richiede al cliente che deve mettere la mail in cui vuole ricevere newsletter, invia la richiesta, riceve una mail con un link da cliccare che ha una doppia finalità: verificare la veridicità della mail e avere una conferma della volontà di iscriversi al servizio)
- Cancellazione immediata alla richiesta (a fondo pagina di ogni newsletter deve esserci un link per la cancellazione immediata dal servizio)
- Attenzione se si importano indirizzi nel sistema perché si deve avere l'autorizzazione (il nostro servizio controlla e non importa gli indirizzi che si sono cancellati)
- No acquistare database, anche se chi li vende dice che sono legali e profilati, sono sempre persone non consapevoli della ricezione
- No email appending (unione di differenti database con il fine di avere un maggior numero di dati ecco un link per approfondire il significato di email appending)
- Fare un costante controllo sulle mail perché mail inesistenti o mail con errori diventano un problema
Attenzione al servizio mail di ogni giorno...
Anche la mail "normale" di uso quotidiano quella che usi ogni giorno deve avere degli accorgimenti "tecnici" oltre al setting del server, quindi attenzione a queste semplici indicazioni:
- Attento all'oggetto della mail
- Attento al testo e alle immagini (se manca il tag alt è facile che tu finisca nello spam)
- Attento ai link che mandi, spesso link molto "sporchi" nel codice, sono letti come poco attendibili
- Attento ai link che mandi perché se sono compromessi (quindi con Ip in black list), anche la mail diventa spam
- Attento alle parole
- Attento alle emoticon
- Attento alla frequenza di invio perché a volte, anche se sembra assurdo, uno scambio di mail con molte mail finisce con l'essere visto come spam
Stiamo dando per scontato che il setting del server sia fatto correttamente altrimenti se ci sono dubbi o se è stato fatto in autonomia meglio controllare i vari parametri (vedi sotto, servizio mail-tester).
Se hai un dominio con un costo medio basso (se spendi per l'hosting meno di 100 euro per capirci) il primo consiglio è quello di scegliere un servizio idoneo; una prova che puoi fare per capire la salute del servizio che usi e per toglierti ogni dubbio è usare mail-tester. Con mail-tester puoi vedere come la tua posta elettronica viene vista dai clienti.
Mail-tester.com è un servizio gratuito con opzioni a pagamenti, che ti permette di mandare fino a 5 mail al giorno per testare la qualità del servizio e ti fornisce un report molto dettagliato dei vari problemi.
Purtroppo quando si parla di spam nell'invio di mail o newsletter è sempre complicata la soluzione perché sono tantissimi i fattori che possono rendere una mail, spam (purtroppo anche l'errore umano non è da sottovalutare perché se per errore un destinatario segnala il mittente nel client e l'antivirus "prende" la segnalazione, solo un intervento manuale nell'antivirus toglierà il mittente dallo spam).
