Come evitare che una mail inviata finisca in spam

Lo spam è un grandissimo problema per le aziende che spesso impedisce al destinatario di ricevere le mail e al mittente di inviarle.

Spesso si finisce nello spam per banali errori nel realizzare le mail, spesso si finise in spam per errore del destinatario che accidentalmente mette il messaggio nello spam (si ricevono ogni giorno così tanti messaggi spazzatura che a volte si segnala anche un mittente attendibile) quindi è davvero importante prestare sempre massima attenzione quando si scrive una mail a partire dall'indirizzo del destinatario.

Quando si hanno comunicazioni costanti con clienti o amici o simpatizzanti, ogni tanto non è una cattiva idea chieder loro se le mail arrivano nella posta in arrivo o se arrivano nello spam, in quest'ultimo caso conviene raccomandare al destinatario di segnalare il mittente come attendibile.

Stesso discorso se si usano servizi newsletter, non è strano che le mail, specialmente le prime, arrivino nello spam quindi farle togliere è senza dubbio di grande aiuto sia al sistema di invio sia per l'azienda che manda messaggi (non è un caso che in molti form di registrazione si raccomanda di controllare lo spam e segnalare il mittente come attendibile).

Per capire come evitare che una mail inviata finisca in spam serve aver chiaro prima di tutto il significato di spam e serve analizzare il problema

• Da un punto di vista tecnico perché le mail possono essere spam per problemi tecnici (in questo caso si risolve il problema sistemando la configurazione)
• Da un punto di vista strategico/concettuale perché le mail tecnicamente corrette, possono essere spam per altri motivi legati ai contenuti

Per quanto riguarda gli aspetti tecnici, comprendiamo che un utente che utilizza le mail non possa essere tanto esperto da un punto di vista tecnico, si limita infatti a comperare il servizio, lo si paga e ci si aspetta che funzioni ma è giusto sapere che ci sono dei controlli che si possono fare in autonomia sia per curare il problema spam che per prevenirlo (del resto per quanto ci si possa giustamente arrabbiare con il fornitore, è l'azienda che subisce il danno, quindi è sempre meglio sapersi accertare in prima persona della qualità del servizio, avvisare appena ci si accorge dell'anomali, valutare il cambio fornitore se la problematica non viene risolta).

Mail tester (ecco il link al servizio mail tester che permette di capire se la mail arriva nello spam) è un ottimo servizio per fare delle prove, veloce, gratuito fino a 5 test al giorno ed è un ottimo sistema per capire se le mail possono finire nello spam o essere consegnate. Il servizio funziona semplicemente inviando una mail dal nostro sistema di invio, client o newsletter, ad un indirizzo che viene fornito dal sistema nel link segnalato e si è subito pronti a leggere il report, sempre nella stessa pagina. Ecco la schermata che si visualizza cliccando il link sopra (ovviamente la mail è sempre diversa)

Il tester fornisce tutte le indicazioni di base per capire se la mil è correttamente configurata e quindi permette di capire come evitare che una mail inviata finisca in spam nel caso ci fossero errori di configurazione.

Se si fa un test si ricordi di non mandare una mail vuota ma con del testo, meglio ancora se si usa una mail vera, quella che si sta mandando al cliente e non si prenda paura se segnalano che manca lo scrip per la cancellazione, perché si fa riferimento all'invio di newsletter quindi è normale non avere quel parametro nel mail server.

Accorgimenti tecnici: come evitare che una mail inviata finisca in spam

• Gli IP associati al mail server non devono essere segnalati, ci sono molti tool online che permettono di controllare gli IP (comunque se l'IP viene compromesso arrivano molti segnali da saper cogliere, come ad esempio risposte automatizzate che segnalano proprio questo errore)
• La configurazione delle email deve avere Dkim, Spf, Dmark che sono delle autenticazioni che rendono le mail "autorizzate" quindi tecnicamente corrette (senza questi parametri si è spam)
• Mai usare la stessa mail per newsletter e comunicazioni quotidiane, conviene avere domini differenti con differenti configurazioni (noi abbiamo per l'invio di newsletter il nostro progetto lanewsletter.net e per il servizio mail, il nostro mal server con IP differenti dal sito)
• Mai inviare email a casaccio quindi attenzione a fare invii di mail a destinatari conosciuti (ancor più delicato il discorso se si parla di newsletter, mai comperare database per quanto il venditore assicuri che si tratti di indirizzi che hanno accettato di ricevere messaggi pubblicitari, la conversione si trasforma in un disastro ed il sistema di invio sarà compromesso per le segnalazioni di spam da parte del destinatario). Se si cerca di promuovere un servizio o un prodotto facendo cercare on line gli indirizzi di potenziali clienti interessati alla segretaria, ci sono tantissime possibilità di essere segnalati.
• Noi tecnicamente evitiamo che l'Ip del sito e del mail server sia lo stesso, se si usano soluzioni open source, fare sempre attenzione agli aggiornamenti perché un sito compromesso, compromette anche le mail

Da un punto di vista strategico, invece, per capire come evitare che una mail inviata finisca in spam, è importante

• Non abusare delle email, un invio casuale troppo frequente compromette il mittente (sia che si parli di mail aziendali di uso quotidiano, sia che si parli di newsletter mai abusare del mezzo)
• Fare attenzione all'oggetto della mail (meglio evitare email senza oggetto o con l'oggetto in maiuscolo, anche se questo aspetto si raccomanda ma non sempre compromette la mail)
• Fare attenzione al testo e alle immagini
• Fare attenzione ai link e ai siti che si segnalano ai destinatari
• Avere sempre qualcosa da dire
• Fare attenzione all'ortografia e a non abusare di termini "sospetti" come ad esempio "spam", "gratis", "sesso", "porno", "viagra" parole che possono anche essere scritte come battute tra amici
• Evitare email con allegati senza testo (anche se sono email interne all'azienda)

Perché si combatte lo spam?

Si combatte lo spam per tanti motivi, tentativi di truffa, mittenti che si fingono grandi aziende per richiedere pagamenti per questo è importante fare sempre molta attenzione, quando si usano le mail per comunicare o per mandare informazioni commerciali ai propri clienti.

Lo spam è una piaga come è una piaga il business che si è creato attorno agli indirizzi mail che ancora oggi si trovano a pagamento. Una piaga perché alimentano un flusso di email indesiderate che compromettono anche le aziende che in realtà non vogliono abusare dei loro clienti.

Mai comprare database per inviare newsletter, per quanto chi vende possa garantire che le mail sono vere e hanno consenso scritto per la vendita, si ricordi che il destinatario non conosce l'azienda e il suo indirizzo sarà venduto "N" volte quindi prima o poi l'esasperazione porterà a segnalare tutti come spammer.

La newsletter è un potentissimo strumento di marketing che permette di arrivare ai clienti finali senza filtri, senza compromessi, senza disturbare, senza doverli fare per forza interagire (a differenza di una telefonata la mail arriva e può essere visualizzata quando il destinatario ha tempo e voglia) ma per funzionare deve avere indirizzi consapevoli. Quando si comperano database, quando si comperano indirizzi si abusa del mezzo e del cliente, creando flussi di spam che compromettono lo strumento. È normale che ci possa essere entusiasmo, che si "speri" di vendere qualcosa ma si sta usando uno strumento di marketing nel modo sbagliato, per quanto si possa essere in buona fede.

Non ha senso capire come evitare che una mail inviata finisca in spam se non si comprende il vero significato dell'invio di una email e soprattutto non na senso cercare di capire come evitare che una mail inviata finisca in spam se non si ha chiara la mancanza verso tutti i destinatari di un database acquistato.

La nostra esperienza sull'acquisto di database

Un cliente leggendo questa pagina potrebbe pensare che il nostro disappunto sull'acquisto di database possa essere legato al fatto che noi non vendiamo database ed è per questo che raccontiamo la nostra esperienza sull'acquisto di dati.

Si, abbiamo acquistato dei database, abbiamo fatto l'esperienza prima di sconsigliare chi legge a farlo. 1000 nominativi di prova per valuare la qualità del servizio di un'azienda di Brescia. Non abbiamo neanche provato a fare un invio, abbiamo cercato di questi 1000 nominativi gli indirizzi on line e li abbiamo contattati, facendo notare loro che abbiamo comprato il dato per inviare loro proposte commerciali, ed ecco il risultato

• Nessuno era consapevole del business che girava attorno al loro indirizzo
• Parecchi ci hanno detto di non usare più quella mail perché piena di mail spazzatura, tanto da non riuscire più ad usarla per lavoro
• Qualcuno ci ha inizialmente insultato, perché esasperato poi ha cercato di capire chi siamo e perché abbiamo chiamato
• Tutti ci hanno chiesto di non mandar loro ulteriori mail ("sapete già che segnaleremo ogni mail come spam, anche se ci si può cancellare" ci hanno detto)
• In molti hanno chiesto i dati dell'azienda che vende il loro indirizzo, chi per insultarli, chi per chiedere la cancellazione, chi per avere delucidazioni (non di certo per far loro i complimenti)
• L'azienda che ci ha venduto il database, dopo qualche settimana, ci ha fatto sapere che non siamo più clienti graditi e ci hanno accusato di essere poco seri (Noi!)

Ora questa è stata la nostra esperienza e come gestori del servizio lanewsletter.net abbiamo più volte affrontato l'argomento e analizzato la resa di database comprati; ogni azienda è libera di fare le proprie valutazioni perché crediamo non ci possano essere tanti dubbi... siamo comunque disponibili al confronto, sempre senza impegno 04451716445